Die Systemantics GmbH (nachfolgend „Systemantics“ genannt) betreibt mit „Accredate“ eine Software as a Service (SaaS)-Lösung als Online-Portal (nachfolgend „Accredate“ genannt), das das es Organisatoren und Veranstaltern (nachfolgend „Veranstalter“ genannt) ermöglicht, Journalisten, Fachleute und andere Personen (nachfolgend „Nutzer“ genannt) für Kunstausstellungen, Kongresse, Messen oder vergleichbare Veranstaltungen (nachfolgend „Event“ genannt) über eine software- und internetbasierte Lösung für den Besuch der jeweiligen Veranstaltung zu akkreditieren.
Sie können sich über einen Veranstalter bei Accredate anmelden oder Accredate als Gast eines bestimmten Events nutzen. Sie können sich zudem direkt bei Accredate als Accredate-Nutzer registrieren, um veranstaltungs- und veranstalterunabhängig und -übergreifend über Events informiert zu werden, ihre Events einzusehen und sich ggf. über einen Veranstalter für ein Event akkreditieren zu lassen.
Bei der Nutzung von Accredate werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet – von einem Veranstalter und/oder von uns. Systemantics nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und hält sich strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze der Bundesrepublik Deutschland (nachfolgend „BDSG“ genannt), des Telemediengesetzes (nachfolgend „TMG“ genannt) und der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung) (nachfolgend „DSGVO“ genannt). Soweit in dieser Datenschutzerklärung Bezug auf die DSGVO genommen wird, so wird klargestellt, dass diese erst ab dem 25. Mai 2018 gilt. Vorher ist die Rechtsgrundlage das BDSG.
1. Hinweis zur verantwortlichen Stelle - Wer ist verantwortlich für die Erfassung von Daten?
1.1. Datenverarbeitung im Verantwortungsbereich Dritter
Sofern Sie sich als über einen Veranstalter als Nutzer registrieren oder Accredate als Gast eines bestimmten Events nutzen ist der jeweilige Veranstalter für Ihre Daten, den Inhalt der von ihm und/oder den weiteren von ihm autorisierten Nutzern in Accredate eingestellten oder von/mit Accredate erzeugten und/oder verarbeiteten Daten vollständig allein verantwortlich. Trifft diese Konstellation auf Sie zu, wenden Sie sich bei Fragen, insbesondere auch bei Anfragen in datenschutzrechtlicher Hinsicht, bitte an den jeweiligen Veranstalter und nehmen Sie die Datenschutzhinweise des jeweiligen Veranstalters zur Kenntnis.
1.2. Datenverarbeitung in unserem Verantwortungsbereich
Sofern Sie Sie sich bei Accredate als Accredate-Nutzer registriert haben oder registrieren möchten, um veranstaltungs- und veranstalterunabhängig und -übergreifend über Events informiert zu werden, ihre Events einzusehen und sich ggf. über einen Veranstalter für ein Event akkreditieren zu lassen, ist für die Datenverarbeitung die Systemantics verantwortlich, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Systemantics GmbH
Hausbroicher Str. 218
47877 Willich
Deutschland
+49 2156 9749100
accredate [at] systemantics.net
www.systemantics.net
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten" oder unter der E-Mail-Adresse: dsb [at] systemantics.net
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung - Wofür nutzen wir Ihre Daten?
2.1. Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen
Sie können sich bei Accredate registrieren, um veranstaltungs- und veranstalterunabhängig und -übergreifend über Events informiert zu werden, ihre Events einzusehen und sich ggf. über einen Veranstalter für ein Event akkreditieren zu lassen. Sie können ihre persönlichen Daten in Accredate ablegen und diese an Veranstalter übertragen, beispielsweise um sich als Journalist zu einer Kunstausstellung zu akkreditieren. Zukünftige Änderungen der Daten, wie Adressänderungen, können ebenfalls übertragen werden.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
2.2. Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen
Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Personenbezogene Daten, die Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular dieser Website mitteilen, werden nur zur Korrespondenz mit Ihnen bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
2.3. Newsletter
Wenn Sie unseren auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten erheben wir in diesem Zusammenhang nicht. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand des angeforderten Newsletters und wir geben diese Daten nicht an Dritte weiter.
Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
2.4. Tracking mittels Matomo (ehemals Piwik)
Diese Website benutzt den Webanalysedienst Matomo. Matomo verwendet so genannte „Cookies“. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Dazu werden die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Website auf unserem Server gespeichert. Die IP-Adresse wird vor der Speicherung anonymisiert.
Matomo-Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen.
Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Website werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.
Wenn Sie mit der Speicherung und Nutzung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, können Sie die Speicherung und Nutzung deaktivieren, indem Sie in Ihrem Browser die „Do-Not-Track“-Option aktivieren.
Die Speicherung von Matomo-Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der anonymisierten Analyse des Nutzerverhaltens, um sowohl Accredate als auch ggf. Werbung für Accredate zu optimieren.
2.5. Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen,
– um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können,
– für Markt- und Meinungsumfragen,
– um die Nutzung von Accredate statistisch auszuwerten,
– zur Werbung für andere Produkte von uns oder unserer Kooperationspartner.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an den vorstehend aufgeführten Datenverarbeitungen.
2.6. Datenverarbeitung zu Werbezwecken
Im Falle der Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken für Events und für andere Produkte unserer Kooperationspartner holen wir uns ggf. eine Einwilligung bei Ihnen ein.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
2.7. Datenverarbeitung zu zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handeln- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).
Ihre personenbezogenen Daten geben wir im Übrigen nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir sind dazu gesetzlich verpflichtet oder Sie haben vorher ausdrücklich eingewilligt.
3. Kategorien von Empfängen der personenbezogenen Daten
Wir übertragen Ihre Daten ausschließlich an Veranstalter, die über Accredate ein Event organisieren und eine Datenübertragung an die Veranstalter erfolgt immer nur dann, wenn Sie dies wünschen und in die Übertragung der Daten eingewilligt haben.
Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen Dritter in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der DSGVO eingehalten. Dienstleister die uns bei der Erbringung unserer Leistung Ihnen gegenüber unterstützen sind Hosting-Provider und E-Mail-Dienstprovider.
4. Dauer der Datenspeicherung
Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn volle Jahre. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
5. Betroffenenrechte
Sie können unter unseren oben angegebenen Kontaktdaten Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Behörde ist
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10